OfficeOn als Elektriker Software? – Unsere Bewertung

Unser Interview mit OfficeOn

Wir haben die Robert Bosch Power Tools GmbH über ihre Elektrikersoftware OfficeOn ausgefragt.

Die Antworten der Robert Bosch Power Tools GmbH sind in gelb markiert.

Kurz-Vorstellung:

1. Kurz & knapp: Bitte beschreiben Sie Ihre Software für Elektriker in 3 Sätzen.

OfficeOn von Bosch ist eine cloudbasierte Handwerkersoftware für Elektro-Betriebe. Sie bündelt Angebotserstellung, Einsatzplanung, Baustellendokumentation, Zeiterfassung und Abrechnung in einer Lösung. Fokus: einfache Bedienung, starke App und praxisnahe Abläufe für alle Prozesse im Elektriker-Betrieb.

2. Welche Vorteile hat Ihre Software gegenüber alternativen Lösungen am Markt?

Vorteile: sehr schnelle Angebots-/Rechnungserstellung, starke mobile App (Zeiten, Fotos, Messwerte/Notizen, Unterschrift), nahtlose Teamplanung und zentrale Kundenakte. Branchenstandards wie DATEV, GAEB, E-Rechnung sowie Artikeldaten via DATANORM/IDS erleichtern Elektro-Alltag und Zusammenarbeit mit Lieferanten und Steuerberater.

3. Hand aufs Herz: Was ist bei Ihrer Software die Schwachstelle bzw. was könnte einigen Anwendern fehlen?

Schwachstelle: OfficeOn konzentriert sich bewusst auf Kernprozesse. Tiefgehende Lager-/Controlling-Funktionen oder ein integriertes FIBU-System sind nicht Schwerpunkt – dafür einfacher Einstieg, weniger Komplexität und laut Trusted die beste Benutzerfreundlichkeit im Bereich Handwerkersoftware.

Themenfeld 1: Technik

4. Handelt es sich um eine Web-Anwendung oder eine Installationssoftware? Oder gibt es beide Varianten? Falls ja, bitte die Unterschiede erläutern.

Web-Anwendung (Browser) + mobile App (iOS/Android). Keine lokale Installation nötig, alle Daten werden in der Cloud synchronisiert. Vorteil: überall arbeitsfähig, keine Serverpflege. Unterschiede: Volle Bürofunktionen im Browser, vor Ort fokussierte Funktionen (Zeiterfassung, Fotos, Unterschrift) in der App.

5. Ist die Software mobil nutzbar (Smartphone, Tablet)? Falls ja: Welche Funktionen sind mobil verfügbar, welche nicht? Gibt es eine gesonderte App?

Ja. Es gibt eine mobile App (iOS/Android). Mobil nutzbar: Termine, Auftragsdetails, Kundeninfos, Zeit- und Materialerfassung, Fotodokumentation, Aufmaß/Notizen, digitale Unterschrift. Büro-spezifische Aufgaben wie Angebotskalkulation, Pflege von Material- und Kundendaten oder Layoutanpassungen erfolgen im Browser. Die Nutzung im Browser ist auch auf einem Tablet möglich (Smartphone wird hierfür nicht empfohlen).

6. Können mehrere Nutzer/Geräte gleichzeitig arbeiten? Was ist dabei zu beachten?

Ja. Mehrere Nutzer arbeiten parallel – sowohl im Büro als auch unterwegs. Rollen/Berechtigungen steuern, wer was sieht/ändert. Technisch ist nur eine stabile Internetverbindung relevant; Änderungen werden in Echtzeit synchronisiert.

7. Welche technischen Voraussetzungen müssen erfüllt sein (Betriebssysteme, Geräte, Browser)?

Aktueller Browser (Chrome, Edge, Firefox, Safari) auf Windows/macOS/Linux. Mobil: iOS/Android-App auf Smartphone.

8. Ist ein Offline-Modus verfügbar? Wenn ja: Für welche Funktionen?

App mit Pufferung: Kernaktionen (Zeiten, Notizen, Fotos) lassen sich offline erfassen und später synchronisieren. Browser benötigt Online-Verbindung.

9. Wie ist der Umgang mit Updates (Häufigkeit, Art der Änderungen, manuell vs. automatisch)?

Updates erfolgen automatisch in der Cloud, ohne manuellen Aufwand der Nutzer. Inhalt: Performance-Verbesserungen, neue Funktionen, rechtliche Anpassungen (z. B. E-Rechnung). Release-Infos werden kommuniziert.

10. Welche Backup-Möglichkeiten gibt es? Wie einfach sind diese für technisch weniger affine Nutzer?

Cloud-Backups werden automatisch durchgeführt. Für Nutzer ohne IT-Know-how bedeutet das: kein manueller Aufwand. Zusätzlich können wichtige Dokumente/Reports bei Bedarf exportiert und archiviert werden (PDF/CSV/DATEV etc.).

11. Wie wird Datensicherheit & Datenschutz sichergestellt?

Datenschutz nach DSGVO, Speicherung auf deutschen Servern; verschlüsselte Verbindungen (HTTPS). Rollen/Berechtigungen, Protokollierung relevanter Aktionen, revisionssichere Belegführung (GoBD-konforme Prozesse).

12. Welche Schnittstellen zu anderen Systemen, Softwares, Tools oder Apps sind integriert? Welche Vorteile bieten diese?

Integriert/unterstützt u. a.: DATEV-Export, E-Rechnung (XRechnung/ZUGFeRD), GAEB (öffentliche Ausschreibungen), DATANORM/IDS (Artikel/Shop), Datenexporte (CSV/PDF), Lexoffice Schnittstelle. Vorteile: keine Doppelerfassung, schnellere Angebots-/Bestellprozesse, sichere Steuerübergabe.

Themenfeld 2: Zentrale Funktionen im Elektriker-Alltag

13. Inwiefern unterstützt die Software bei Kalkulationen?
    • Welche Kalkulationsmöglichkeiten gibt es (z. B. Material, Arbeitszeit, Fahrtkosten)?
    • Können Arbeitszeiten, Materialkosten und Gemeinkosten berücksichtigt werden?
    • Können automatische Vor- und Nachkalkulationen erstellt werden?
    • Weitere Funktionen im Bereich Kalkulation?

Kalkulation: Material-, Lohn-, Fahrtkosten; Vor-/Nachkalkulation über Ist-Zeiten und Materialbuchungen; Leistungskataloge/Artikelstämme und IDS/Datanorm-Schnittstellen beschleunigen die Preisfindung.

14. Inwiefern unterstützt die Software bei der Angebotserstellung?
    • Wie funktioniert die Erstellung von Angeboten?
    • Gibt es Vorlagen, Varianten-Optionen oder Angebots-Konfiguratoren?
    • Können Angebote direkt digital versendet werden?
    • Umwandlung in Aufträge/Rechnungen?
    • Weitere Funktionen im Bereich Angebotserstellung?

Angebote: Positionen aus Leistungs-/Artikelstamm, frei konfigurierbare Texte, Alternativen/Varianten möglich. Gestaltung mit Logo/Briefbogen; digitale Versendung (PDF) und Umwandlung in Auftrag/Rechnung per Klick. Konfiguratoren (z. B. Wartungsverträge) lassen sich als Vorlagen abbilden.

15. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei Projektmanagement & Auftragsverwaltung?
    • Können Projekte, Aufgabenlisten und Zeitpläne erstellt werden?
    • Ist eine Zuweisung von Aufgaben an Mitarbeiter möglich?
    • Weitere Funktionen im Bereich Projektmanagement & Auftragsverwaltung?

Projekt & Auftrag: Übersichtliche Projektordner mit allen relevanten Informationen auf einen Blick. Projekte in Phasen gliedern, Aufgaben zuweisen, Fortschritt mit Zeit-/Materialbuchungen dokumentieren. Übergabe Büro→Montage per App (Adresse, Kontakt, Positionen, Hinweise) und Rückfluss der Rapportdaten inkl. Kundenunterschrift in Echtzeit.

16. Gibt es eine Kalender- bzw. Terminplaner-Funktion und wie ist diese umgesetzt?
    • Können Termine bestimmten Projekten, Kunden oder Mitarbeitern zugeordnet werden?
    • Ist eine Erinnerungsfunktion integriert?
    • Lassen sich wiederkehrende Termine oder Aufgaben anlegen?
    • Was möchten Sie sonst noch zum Thema Kalender-Funktion anmerken?

Termin & Einsatz: Kalender mit Einsatzplanung; Drag-&-Drop-Zuweisung an Monteure. Mobile Auftragsbearbeitung inkl. Fotos/Unterschrift. Optional automatische Kunden-Benachrichtigung (z. B. per SMS) zur Terminbestätigung.

17. Inwiefern unterstützt Ihre Software die mobile Arbeit direkt beim Kunden vor Ort?
    • Gibt es eine gesonderte Variante der Software bzw. eine extra App für den mobilen Gebrauch?
    • Welche Software-Funktionen lassen sich auch mobil nutzen bzw. welche nicht?
    • Weiteres zu diesem Thema?

Mobile Arbeit: App für Vor-Ort-Dokumentation (Zeiten, Fotos, Messwert-Notizen, Unterschrift des Kunden), Zugriff auf Kundenakte/Dokumente, Navigation zur Einsatzadresse.

18. Inwiefern unterstützt Ihre Software beim Material- & Lagerwesen?
    • Gibt es eine Lagerverwaltung?
    • Wie werden Materialverbräuche dokumentiert?
    • Können Bestellungen automatisiert oder direkt aus der Software erstellt werden?
    • Schnittstellen zu Großhändlern oder Lieferanten (z.B. IDS, DATANORM)?
    • Weitere Funktionen im Bereich Materialmanagement?

Materialdaten: Artikelstämme via DATANORM, Shop-Anbindung via IDS; Materialverbrauch wird auf Auftrag/Projekt gebucht. Bestellvorschläge/Bestellungen per IDS direkt aus dem Vorgang möglich.

19. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Dokumentation?
    • Wie können E-CHECKs, DGUV V3-Prüfungen oder VDE-Messungen dokumentiert werden?
    • Lassen sich Prüfprotokolle digital erstellen und exportieren?
    • Gibt es Vorlagen oder Schnittstellen für rechtssichere Nachweise (z.B. ZVEH)?
    • Weiteres zum Thema Dokumentation?

Dokumentation: Serviceberichte, Wartungs-/Prüfprotokolle können im Projekt gespeichert werden. Fotodokumentation aus der App mit Kommentaren; digitale Unterschriften.

20. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Rechnungsstellung & Abrechnung?
    • Wie funktioniert die Rechnungsstellung?
    • Sind Abschlagsrechnungen, Teilrechnungen oder Sammelrechnungen möglich?
    • E-Rechnungen (XRechnung / ZUGFeRD)?
    • Können Zahlungen verfolgt werden? Gibt es ein Mahnwesen (ggf. automatisiert durch Verknüpfung mit Bankkonten)?
    • Weitere Funktionen im Bereich Rechnungsstellung & Abrechnung?

Abrechnung: Rechnungen, Teil-/Abschlags- und Schlussrechnungen; Sammelrechnungen für Serviceaufträge. E-Rechnungen (XRechnung/ZUGFeRD) für öffentliche Auftraggeber. Zahlstatus & Offene-Posten-Überblick; mehrstufiges Mahnwesen in Stufen (keine automatisierte Zahlungsverwaltung).

21. Inwiefern fungiert Ihre Software als CRM (Kunden- & Kontaktmanagement)?
    • Wie werden Kundendaten verwaltet?
    • Können Angebote, Projekte und Rechnungen pro Kunde eingesehen werden?
    • Gibt es Erinnerungsfunktionen (z. B. Wartungsintervalle, Sicherheitsprüfungen)?
    • Können Kundendokumentationen hinterlegt werden (z. B. Wartungsprotokolle, Notizen, Telefonate, E-Mails)?
    • Unterstützung bei der Kundenkommunikation?
    • Weitere Funktionen im Bereich CRM?

CRM: Zentrale Kundenakte mit Kundendaten, Angeboten, Projekten, Rechnungen, Protokollen, Fotodokumentation. Wartungstermine können als Serientermine erstellt werden, so behält man alles im Blick. Angebote und Rechnungen können direkt aus der Software per E-Mail versendet werden.

22. Inwiefern unterstützt Ihre Software beim Mitarbeiter-Management?
    • Zeiterfassung, Urlaubs-und Abwesenheitsverwaltung?
    • Lohnvorbereitung / Schnittstelle zur Lohnbuchhaltung?
    • Weiteres zum Thema Mitarbeiter-Management?

Mitarbeiter: Digitale Zeiterfassung (Projekt/Leistung), Urlaubs-/Abwesenheitsverwaltung, Lohnvorbereitung/Exporte der Arbeitszeiten; Einsatz- und Kapazitätsübersichten.

23. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei weiteren Elektriker-spezifischen Funktionen?
    • Inwiefern dient die Software auch als Elektroplanungsprogramm? (Erstellung detaillierter Schalt- und Stromlaufpläne?)?
    • Unterstützung bei E-CHECKs, DGUV V3-Prüfungen oder VDE-Messungen?
    • Anbindung an Leistungsverzeichnisse / GAEB-Dateien?
    • Verwaltung von Geräten, Werkzeugen und Fuhrpark?
    • Weitere Elektriker-spezifische Funktionen?

GAEB-LVs  vorhanden

24. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei weiteren unternehmerischen Funktionen?
    • Controlling, Statistiken & Auswertungen?
    • Finanzbuchhaltung/Datenübergabe an den Steuerberater (z. B. DATEV-Schnittstelle, Exportfunktionen für andere Buchhaltungssysteme)?
    • Weitere unternehmerischen Funktionen?

Unternehmerisch: Dashboards, Auswertungen (Umsatz, Projektkennzahlen), DATEV-Export; CSV-Exporte für weitere BI/Controlling-Tools, Schnittstelle zu Lexoffice vorhanden.

Themenfeld 3: Preise & Leistungen

25. Wie sind die Preise & Konditionen der Software? Bitte möglichst transparent darstellen.
    • Abgestufte Funktions-Pakete?
    • Monatliche / Jährliche Kosten?
    • Mehrkosten für weitere Nutzer?
    • Mindestvertragslaufzeit und Kündigungsfrist?

Preise (Beispiel): Büro-Lizenz 49,99–64,99 €/Monat (Laufzeit 6/12/24 Monate), Mobil-Lizenz ~22,99–34,99 €/Monat. Abo mit 6/12/24 Monaten; Kündigung zum Laufzeitende. Komplett transparentes Pricing: Alle Funktionen inklusive, keine Zusatzmodule.

26. Welche Support-Möglichkeiten stehen zur Verfügung?
    • Telefon, E-Mail, Live-Chat, Fernwartung…?
    • Inhouse oder externer Support?
    • Wartezeiten?
    • „Hilfe zur Selbsthilfe“, z.B. verständliche Erklärung von Fehlermeldungen oder ausführliche FAQ-Bereiche mit Videos?

Support: Inklusive E-Mail/Chat und Hilfecenter mit Videos/Anleitungen; schnelle Reaktionszeiten, normalerweise unter 10 Minuten.

27. Inwiefern wird potenziellen Neukunden der Einstieg bzw. Software-Wechsel erleichtert?
    • Gibt es eine kostenlose Testversion? Wenn ja: Wie lange, mit welchen Einschränkungen?
    • Gibt es eine Importfunktion für bestehende Daten aus anderen Softwares?
    • Wird ein Wechselservice angeboten, um den Umstieg zu erleichtern?

Einstieg/Wechsel: Live-Demo, optionaler Einrichtungsservice (Datenimport aus CSV/DATANORM etc.), Schulungen/Webinare. Import von Kunden/Artikeln/Leistungen möglich. Schnellstart-Anleitung direkt in der Software ermöglicht einfachen Start.

Abschluss-Fragen:

28. Kunden-Erfahrungen: Welche Rückmeldungen bekommen Sie von Ihren bestehenden Kunden? Gibt es besondere Erfahrungsberichte, Erfolgsgeschichten oder typische Rückmeldungen, die Sie bekommen? Wofür lieben Sie Ihre Kunden? Welche Wünsche äußern Ihre Kunden ggf. noch?

Kunden-Erfahrungen: Sehr gute Rückmeldungen zu Bedienbarkeit und Zeitersparnis; mobile App und schnelle Angebots-/Rechnungserstellung werden besonders gelobt.

29. Marktposition: Wie schätzen Sie die Position Ihrer Software am Markt ein? Gibt es Nutzerzahlen, unabhängige Bewertungen, Auszeichnungen oder Marktanteile, die Sie mit uns teilen können?

Marktposition: Moderne Cloud-Lösung von Bosch mit der besten Usability auf dem Markt (ausgezeichnet von Trusted für die beste Benutzerfreundlichkeit im Bereich Handwerkersoftware); ideal für kleine Elektro-Betriebe, die schnell digital arbeiten wollen.

Trusted Auszeichnung für die beste Benutzerfreundlichkeit im Bereich Handwerkersoftware und Testnote 1,4.

30. Schlussplädoyer: Für welche Elektro-Betriebe (Größe, Ausrichtung, Anforderungen etc.) eignet sich Ihre Software besonders gut – und für welche eher weniger?

Schlussplädoyer: Am besten für kleinere Elektrobetriebe mit 1–20 Mitarbeitenden, die mobil dokumentieren, sauber kalkulieren und professionell abrechnen möchten. Für sehr komplexe Aufgaben im Bereich ERP und Buchhaltung ist eine Speziallösung ggf. besser geeignet.