ToolTime als Elektriker Software? – Unsere Bewertung

Unser Interview mit ToolTime

Wir haben die ToolTime GmbH über ihre Elektrikersoftware ToolTime ausgefragt.

Die Antworten der ToolTime GmbH sind in gelb markiert.

Kurz-Vorstellung:

1. Kurz & knapp: Bitte beschreiben Sie Ihre Software für Elektriker in 3 Sätzen.

ToolTime ist die cloudbasierte All-in-One-Software für Elektro-Betriebe, die alle administrativen Arbeitsabläufe wie Arbeitszeiterfassung, Terminplanung, Baustellendokumentation oder das Erstellen von Angebot und Rechnung digitalisiert und automatisiert. Das setzt nicht nur der Zettelwirtschaft ein Ende, sondern lässt sämtliche betriebliche Abläufe effizienter erledigen. So können sich Elektriker auf das konzentrieren, was sie am besten können: ihr Handwerk.

2. Welche Vorteile hat Ihre Software gegenüber alternativen Lösungen am Markt?

• • • Komplettlösung: Web-Version und mobile App decken alle Arbeitsabläufe von der Angebotserstellung bis zur Abrechnung ab – alles aus einer Hand.
    • Mit ToolTime Pay, dem ersten digitalen Zahlungssystem speziell für Handwerksbetriebe, können Kunden per QR-Code/digital bezahlen, erhalten Echtzeit-Benachrichtigungen über Zahlungseingänge und automatische Mahnungen werden versendet.

3. Hand aufs Herz: Was ist bei Ihrer Software die Schwachstelle bzw. was könnte einigen Anwendern fehlen?

ToolTime ist derzeit optimal auf die Bedürfnisse kleiner und mittlerer Handwerksbetriebe zugeschnitten und überzeugt durch einfache Bedienung und praxisnahe Funktionen. Für sehr große Unternehmen mit komplexen ERP-Strukturen kann der Funktionsumfang aktuell noch begrenzt sein. Gleichzeitig fließt das Feedback unserer Kunden kontinuierlich in die Weiterentwicklung ein. Viele Anregungen werden  – je nach Relevanz und Häufigkeit – regelmäßig umgesetzt, um ToolTime stetig zu verbessern.

Themenfeld 1: Technik

4. Handelt es sich um eine Web-Anwendung oder eine Installationssoftware? Oder gibt es beide Varianten? Falls ja, bitte die Unterschiede erläutern.

ToolTime ist eine cloudbasierte Web-Anwendung – es muss keine Software installiert werden.

Die Anwendung umfasst zwei Versionen:

1. 1. 1. Web-Version für Büromitarbeitende: Läuft direkt im Browser (Chrome, Firefox, Safari) auf deinem PC oder Laptop.
      2. Mobile App für den Einsatzort: Für Android und iOS Smartphones, downloadbar aus dem App Store oder Google Play Store

Unterschiede:

• • • Büromitarbeiter haben Zugriff auf beides – Web-Version und mobile App
    • Handwerker nutzen nur die mobile App für Termine, Zeiterfassung und Dokumentation vor Ort
    • Die Web-Version bietet den vollständigen Funktionsumfang für Angebote, Rechnungen und Verwaltung
    • Die mobile App ist für die Arbeit unterwegs optimiert
    • Mobile App und Webversion synchronisieren sich beide automatisch über die Cloud

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5. Ist die Software mobil nutzbar (Smartphone, Tablet)? Falls ja: Welche Funktionen sind mobil verfügbar, welche nicht? Gibt es eine gesonderte App?

Ja, ToolTime ist mobil nutzbar. Es gibt eine gesonderte mobile App für Android und iOS Smartphones sowie Tablets.

Mobile Funktionen verfügbar:

• • • Termine einsehen, erstellen und dokumentieren
    • Zeiterfassung mit Stoppuhr oder manuelle Eingabe
    • Arbeitsberichte erstellen (tippen oder einsprechen)
    • Fotos, Aufmaß und Leistungen erfassen
    • Dokumente in Projekte hochladen
    • Zugriff auf Kundenstamm und Leistungskatalog
    • Die App synchronisiert sich automatisch mit der Web-Version, sodass alle Daten überall verfügbar sind
    • Die App ist auch offline nutzbar (z.B. Einsatzort im Keller)

Einschränkungen:

• • • Die mobile App hat nicht alle Funktionen der Web-Version
    • Angebote und Rechnungen erstellen ist nur in der Web-Version möglich
    • Die App synchronisiert sich automatisch mit der Web-Version, sodass alle Daten überall verfügbar sind

6. Können mehrere Nutzer/Geräte gleichzeitig arbeiten? Was ist dabei zu beachten?

Ja, mehrere Nutzer und Geräte können gleichzeitig in ToolTime arbeiten. Jeder Mitarbeiter bekommt einen eigenen Zugang im gleichen Account, dem Account des Betriebs.

Gleichzeitige Nutzung:

• • • Büromitarbeiter haben Zugriff auf Web-Version und mobile App
    • Handwerker nutzen nur die mobile App
    • Jeder Mitarbeiter mit zugewiesenem Termin kann diesen unabhängig dokumentieren
    • Daten synchronisieren automatisch zwischen allen Geräten
    • Offline-Arbeit möglich – Daten werden bei Internetverbindung hochgeladen
    • Nur Inhaber können neue Mitarbeiter hinzufügen
    • Büromitarbeiter haben Vollzugriff auf alle Projekte und Kunden

7. Welche technischen Voraussetzungen müssen erfüllt sein (Betriebssysteme, Geräte, Browser)?

ToolTime hat folgende technische Voraussetzungen:

Web-Version

• • • Aktueller Browser: Chrome, Firefox oder Safari
    • PC, Laptop oder Tablet mit Internetverbindung

Mobile App

• • • Android oder iOS Smartphone/Tablet
    • Jeweils aktuelles Betriebssystem
    • Download aus App Store oder Google Play Store

• • • Keine Software-Installation nötig – ToolTime ist web- sowie cloudbasiert
    • Internetverbindung erforderlich (außer für Offline-Dokumentation in der App

8. Ist ein Offline-Modus verfügbar? Wenn ja: Für welche Funktionen?

Ja, ToolTime bietet einen Offline-Modus für die mobile App.

Verfügbare Offline-Funktionen:

• • • Termine erstellen und dokumentieren
    • Fotos aufnehmen und speichern
    • Arbeitsberichte erstellen
    • Leistungen erfassen
    • Zeiterfassung
    • digitale Unterschrift vom Kunden

Wichtige Hinweise:

• • • Für die erste Anmeldung in der App ist eine Internetverbindung erforderlich
    • Offline erfasste Daten werden lokal gespeichert und automatisch synchronisiert, sobald wieder Internet verfügbar ist
    • Bei unbeständiger Internetverbindung empfehlen wir die Nutzung im Flugmodus
    • Der Offline-Modus dient zur Überbrückung temporärer Verbindungsausfälle und ermöglicht die Dokumentation vor Ort auch ohne Internet.

9. Wie ist der Umgang mit Updates (Häufigkeit, Art der Änderungen, manuell vs. automatisch)?

ToolTime wird kontinuierlich weiterentwickelt und aktualisiert.

Web-Version:

• • • Updates erfolgen automatisch – keine manuelle Installation nötig
    • Wesentliche Änderungen werden 14 Tage im Voraus angekündigt (z.B. beim Einloggen)
    • Alle Updates sind kostenfrei verfügbar

Mobile App:

• • • Updates werden über App Store/Google Play Store bereitgestellt
    • Automatische Installation möglich (je nach Geräte-Einstellung)
    • Ansonsten manuelle Installation nach Store-Anweisungen nötig

Art der Änderungen:

• • • Neue Features und Funktionen
    • Anpassungen an technische Entwicklungen
    • Verbesserungen basierend auf Marktanforderungen
    • Rechtliche Anpassungen

Wir unterstützen nur die aktuelle App-Version – ältere Versionen können Einschränkungen haben.

10. Welche Backup-Möglichkeiten gibt es? Wie einfach sind diese für technisch weniger affine Nutzer?

ToolTime bietet verschiedene Datenexport-Möglichkeiten als Backup-Alternative:

Verfügbare Exports:

• • • Angebote, Arbeitszeiten, Kundendaten und Rechnungen im CSV- oder Excel-Format
    • GOBD-konformer Datenexport für revisionssichere Aufstellungen
    • Kundenstamm-Export (nur für Inhaber)
    • Benutzerfreundlichkeit:
    • Die Exports sind sehr einfach – mit wenigen Klicks im gewünschten Zeitraum und Format herunterladbar.
    • Da ToolTime cloudbasiert ist, dienen die Export-Funktionen hauptsächlich für externe Sicherungen oder Steuerberater:innen.

Automatische Datensicherung:

• • • ToolTime verfügt über ein automatisches Cloud-Backup-System.
    • Alle Daten werden verschlüsselt und regelmäßig gesichert – mehrfach täglich auf georedundanten Servern innerhalb der EU.
    • Das System basiert auf modernen Cloud-Infrastrukturen (z. B. AWS / ISO-zertifizierte Rechenzentren) und erfüllt die geltenden Datenschutz- und Sicherheitsstandards nach DSGVO.
    • Datenverluste durch Geräteausfälle oder Benutzerfehler sind somit ausgeschlossen; sämtliche Informationen können jederzeit wiederhergestellt werden.
    • Daten werden automatisch in der Cloud gespeichert und zwischen allen Geräten synchronisiert.
    • Offline erfasste Daten werden lokal gespeichert und bei Internetverbindung automatisch hochgeladen.

11. Wie wird Datensicherheit & Datenschutz sichergestellt?

ToolTime erfüllt höchste Standards in puncto Datensicherheit und Datenschutz:

• • • Serverstandort: Alle Daten werden in ISO-zertifizierten Rechenzentren innerhalb der EU (Deutschland) gespeichert.
    • DSGVO-konform: ToolTime arbeitet vollständig nach den Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).
    • Verschlüsselung: Datenübertragung erfolgt über TLS/SSL-Verschlüsselung; gespeicherte Daten sind ebenfalls verschlüsselt.
    • Automatische Backups: Mehrfache tägliche Sicherungen auf georedundanten Servern schützen vor Datenverlust
    • Zugriffsrechte: Rollen- und Nutzerverwaltung stellen sicher, dass nur autorisierte Personen Zugriff auf relevante Daten haben.
    • Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AVV): Kunden erhalten einen AV-Vertrag gemäß Art. 28 DSGVO.

12. Welche Schnittstellen zu anderen Systemen, Softwares, Tools oder Apps sind integriert? Welche Vorteile bieten diese?

• • • E‑Rechnung (XRechnung/ZUGFeRD) – rechtssichere Abwicklung für öffentliche Auftraggeber
    • Export für die Buchhaltung (z. B. DATEV‑taugliche Formate) – reibungslose Zusammenarbeit mit dem Steuerberater (bald DATEV-Schnittstelle)
    • Standardisierte Daten‑/CSV‑Exporte – z. B. für Auswertungen oder Drittsysteme.
    • Optional: Online‑Zahlungen mit ToolTime Pay (verkürzt den „Quote‑to‑Cash“‑Prozess).
    • IDS-Connect
    • Lexware
    • Datanorm
    • OpenMasterData

Themenfeld 2: Zentrale Funktionen im Elektriker-Alltag

13. Inwiefern unterstützt die Software bei Kalkulationen?
    • Welche Kalkulationsmöglichkeiten gibt es (z. B. Material, Arbeitszeit, Fahrtkosten)?
      • • Leistungen, Material, Arbeitszeit und Fahrt lassen sich als Positionen kalkulieren – mit Einzelpreisen, Pauschalen und Rabatten.
    • Können Arbeitszeiten, Materialkosten und Gemeinkosten berücksichtigt werden?
      • • Zeiten und Material aus Terminen fließen in die Abrechnung; Zuschläge/Margen bilden Gemeinkosten praxistauglich ab.
    • Können automatische Vor- und Nachkalkulationen erstellt werden?
      • • Angebote dienen als Vorkalkulation; Nachkalkulation erfolgt über tatsächlich gebuchte Zeiten/Material sowie Rechnungsdaten und Auswertungen.
        • Für Nachkalkulationen bietet ToolTime folgende Möglichkeiten:
          • Zeiterfassung und Auswertung:
            • Arbeitszeiten können über die mobile App erfasst und bestimmten Terminen zugeordnet werden
            • In der Webversion können alle erfassten Arbeitszeiten als CSV oder Excel-Datei exportiert und nach Zeitraum, Mitarbeitenden oder Projekten gefiltert werden
          • Projektbasierte Nachkalkulation:
            • Innerhalb von Projekten können mehrere Termine in einer Rechnung abgerechnet werden
            • Alle projektbezogenen Termine, Angebote und Rechnungen sind zentral in einem „Ordner“ organisiert
          • Rechnungserstellung aus Angeboten:
            • Rechnungen können direkt aus fertiggestellten Angeboten erstellt werden, wobei alle Leistungsgruppen automatisch übernommen und angepasst werden können
            • Die Zeiterfassung ist dabei unabhängig von der Termin-Dokumentation und ermöglicht eine detaillierte Nachverfolgung der tatsächlich aufgewendeten Arbeitszeiten pro Projekt oder Termin
          • Dashboard:
            • Das Dashboard bietet eine schnelle Übersicht über Umsätze, Angebote, Zahlungen und offene Posten mit individuellen Filtermöglichkeiten
            • der Nutzer kannst zwischen verschiedenen Zeiträumen wählen (letztes Quartal, dieses Jahr, letztes Jahr, letzte 12 Monate) oder benutzerdefinierte Daten angeben
            • Für detaillierte Nachkalkulationen: klicken auf den Pfeil in der oberen rechten Ecke der jeweiligen Grafik, um die Dokumente hinter den Zahlen zu sehen. Das Dashboard ergänzt somit die anderen Nachkalkulationsmöglichkeiten wie Zeiterfassung und Projektauswertungen
    • Weitere Funktionen im Bereich Kalkulation?
      • • Positionskataloge, Schnittstellen & Vorlagen beschleunigen die Kalkulation; Fotos & Notizen schaffen Transparenz.

14. Inwiefern unterstützt die Software bei der Angebotserstellung?
    • Wie funktioniert die Erstellung von Angeboten?
      • • Angebote entstehen schnell per Drag‑&‑Drop aus Leistungs‑/Materialbausteinen, inkl. Textbausteinen und Bildern.
    • Gibt es Vorlagen, Varianten-Optionen oder Angebots-Konfiguratoren?
      • • ToolTime’s Vorlagen beschleunigen wiederkehrende Angebote; optionale/alternative Positionen lassen sich übersichtlich ausweisen.
    • Können Angebote direkt digital versendet werden?
      • • Ja, Angebote können direkt digital aus ToolTime versendet werden. Zusätzlich können die Endkunden das Angebot in einer digitalen Webansicht betrachten, wo auch Produktbilder hoch auflösbar sichtbar sind, und das Angebot sogar digital annehmen. Der Nutzer wird automatisch über die Annahme informiert.
    • Umwandlung in Aufträge/Rechnungen?
      • • Angebote lassen sich mit einem Klick in Aufträge/Termine und später in Rechnungen überführen.
    • Weitere Funktionen im Bereich Angebotserstellung?
      • • Statusverfolgung (z. B. offen/akzeptiert) und saubere Historie pro Kunde/Projekt.
        • einzigartig in der Branche: Angebote in der Webansicht + Angebote digital annehmen (siehe oben)

15. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei Projektmanagement & Auftragsverwaltung?
    • Können Projekte, Aufgabenlisten und Zeitpläne erstellt werden?
      • • Ja, in ToolTime können Projekte erstellt werden. Ein Projekt funktioniert wie ein Ordner, in dem alle Termine, Angebote, Rechnungen und sonstigen Dokumente zu einem Auftrag verwaltet werden können.
          Projektfunktionen:
          • Abweichende Ausführungsorte angeben
          • Mehrere Termine in einer Rechnung abrechnen
          • Eigene Dokumente und Fotos hochladen
          • Benutzerdefinierte Projektstatus definieren
        • Termine erstellen:
          • Termine können in bestehenden Projekten, aus Angeboten, über die Kundenansicht oder direkt in der Terminliste/im Kalender erstellt werden. Auch Folgetermine sind über die mobile App möglich
        • Zeiterfassung:
          • Arbeitszeiten können über die mobile App erfasst und bestimmten Terminen zugeordnet werden. In der Webversion lassen sich alle Zeiten verwalten, filtern und als CSV/Excel exportieren
        • Für Projektplanung können alle notwendigen Informationen in der Kundemaske oder im Projektverlauf im Beschreibungsfeld festgehalten werden.
    • Ist eine Zuweisung von Aufgaben an Mitarbeiter möglich?
      • • Termine/Aufgaben lassen sich Mitarbeitenden zuordnen; Verantwortlichkeiten bleiben klar.
    • Weitere Funktionen im Bereich Projektmanagement & Auftragsverwaltung?
      • • Ja, ToolTime bietet weitere Funktionen für Projektmanagement und Auftragsverwaltung:
          • Dokumentenverwaltung:
            • Upload eigener Dokumente und Fotos in Projekte
            • Entscheidung über Sichtbarkeit für Handwerker
          • Abrechnung:
            • Erstellung von Abschlags- und Teilrechnungen
            • Abrechnung mehrerer Termine in einer Rechnung
          • Prozessverknüpfung:
            • Lückenlose Abwicklung: Angebot → Termin → Arbeitsschein → Rechnung
            • Automatische Übernahme aller Positionen zwischen den Dokumenten
          • Projektstatus:
            • Automatische Statusverfolgung (z.B. „Termin geplant“, „Rechnung erstellt“)
            • Benutzerdefinierte Projektstatus
          • Lieferantenverwaltung:
            • Lieferanten als Kontakte anlegen
            • Verknüpfung mit Belegen
            • Übersicht der Gesamtausgaben pro Lieferant
          • Berechtigungssystem:
            • Rollenbasierte Zugriffe für Büromitarbeiter und Handwerker
            • Kontrolle über Projektzugriffe

16. Gibt es eine Kalender- bzw. Terminplaner-Funktion und wie ist diese umgesetzt?

• • • Ja, ToolTime verfügt über eine umfassende Kalender- und Terminplaner-Funktion:
      • Terminerstellung:
        • Termine können in der Webversion über Terminliste, Kalender und Karte erstellt werden
        • Erstellung aus bestehenden Projekten, Angeboten oder über die Kundenansicht möglich
        • Mobile App ermöglicht Folgetermine mit automatischer Übernahme von Kunde und Projekt
      • Kalenderintegration:
        • ToolTime-Kalender kann mit externen Kalendern synchronisiert werden (Microsoft Outlook, Apple iCal, Google Calendar)
        • Abonnierung über URL als „Internet Kalender“
      • Terminverwaltung:
        • Festlegung von Datum, Start- und Endzeit
        • Ganz- oder mehrtägige Termine möglich
        • Wiederkehrende Termine anlegbar
        • Mitarbeiterzuweisung und SMS-Benachrichtigungen

• • Können Termine bestimmten Projekten, Kunden oder Mitarbeitern zugeordnet werden?
    • • Ja, Termine können in ToolTime allen drei Bereichen zugeordnet werden:
        • Projektzuordnung:
          • Termine können direkt in bestehenden Projekten erstellt werden
          • Bei Folgeterminen in der mobilen App werden Kunde und Projekt automatisch übernommen
          • In der App kann bei der Terminerstellung auf „+ Projekt hinzufügen“ geklickt und ein laufendes Projekt des Kunden ausgewählt werden
        • Kundenzuordnung:
          • Termine können über die Kundenansicht oder aus Angeboten erstellt werden
        • Mitarbeiterzuordnung:
          • Termine können bestimmten Mitarbeitern zugewiesen werden
          • Nur zugewiesene Mitarbeiter sehen den Termin in ihrer App
          • Jeder zugewiesene Mitarbeiter kann den Termin bearbeiten und dokumentieren
          • Die Zuordnungen können auch nachträglich in der Webversion über den geöffneten Termin angepasst werden
  • Ist eine Erinnerungsfunktion integriert?
    • • Ja, ToolTime verfügt über eine Erinnerungsfunktion:
        SMS-Terminbestätigungen: Bei der Terminerstellung kann die Kundenbenachrichtigung unter „SMS Bestätigung senden“ aktiviert werden. ToolTime sendet dann die vom Nutzer in den Einstellungen festgelegte Nachricht an den Endkunden.
  • Lassen sich wiederkehrende Termine oder Aufgaben anlegen?
    • • Ja, wiederkehrende Termine lassen sich in ToolTime anlegen. Es gibt dabei zwei Optionen:
        • Vordefinierte Intervalle:
          • Erstellen eines normalen Termins, das gewünschte Intervall wählen: Täglich, Werktags, Wöchentlich, Zweiwöchentlich, Monatlich, Halbjährlich oder Jährlich. Die Serie läuft automatisch bis ins Unendliche.
        • Benutzerdefinierte Wiederholungen:
          • Für mehr Flexibilität gibt es diese Funktion auch als „Benutzerdefiniert“. Hier kann ein Enddatum für die Terminserie oder eine bestimmte Anzahl an Wiederholungen festgelegt werden.

17. Inwiefern unterstützt Ihre Software die mobile Arbeit direkt beim Kunden vor Ort?
    • Gibt es eine gesonderte Variante der Software bzw. eine extra App für den mobilen Gebrauch?
      • • Wir haben eine ToolTime App für mobile Geräte mit Android oder iOS Betriebssystem.
    • Welche Software-Funktionen lassen sich auch mobil nutzen bzw. welche nicht?
      • • Die mobile App wird hauptsächlich für folgende Anwendungen eingesetzt:
          • Terminverwaltung (Anzeige aller zukünftigen und vergangenen Termine, Erstellung neuer Termine direkt aus der App, Bearbeitung und Navigation zu Terminen).
          • Dokumentation (Erfassung von Arbeitszeit, Fotos, Aufmaß und Leistungen, Erstellung von Arbeitsberichten, Upload von Dokumenten direkt in Projekte).
          • Zeiterfassung (Starten der Arbeitszeiten über Stoppuhr oder direkter Eintrag, Erfassung von Abwesenheiten)
            Zusätzlich gibt es unsere Web-Version für die Nutzung am PC über Browser, die erweiterte Funktionen wie Angebots- und Rechnungserstellung bietet. Die mobile App hat nicht alle Funktionen der Web-Version und ist hauptsächlich für die Arbeit vor Ort optimiert.
    • Weiteres zu diesem Thema?
      • • Die mobile App funktioniert auch ohne Internetverbindung. Termine, Fotos und Arbeitsberichte werden lokal gespeichert und automatisch synchronisiert, sobald wieder eine Verbindung besteht.

18. Inwiefern unterstützt Ihre Software beim Material- & Lagerwesen?
    • Gibt es eine Lagerverwaltung?
      • • ToolTime bietet bisher keine klassische Lagerverwaltung mit Bestandsführung oder Lagerplätzen. Die Materialverwaltung konzentriert sich auf den Katalog, wo alle Materialien und Leistungen zentral verwaltet werden können.
    • Wie werden Materialverbräuche dokumentiert?
      • • Materialverbräuche werden in ToolTime direkt bei der Termin-Dokumentation erfasst. Alle Materialien aus dem Katalog sind über die mobile App abrufbar und können direkt dem Termin zugeordnet werden. Materialverbräuche können auch ohne Internetverbindung erfasst werden. Die Daten werden lokal gespeichert und automatisch synchronisiert, sobald wieder eine Verbindung besteht. Die dokumentierten Materialverbräuche können dann direkt in Rechnungen übernommen oder für die Projektabrechnung verwendet werden.Materialimport: Bestehende Materialkataloge können in ToolTime übernommen werden – entweder durch Export aus der alten Software im CSV-Format oder über ToolTime’s Materialvorlagen.
    • Schnittstellen zu Großhändlern oder Lieferanten (z.B. IDS, DATANORM)?
      • • Ja, ToolTime bietet IDS und DATANORM.
        • Lieferantenverwaltung:
          • Lieferanten können als Kontakte angelegt und mit Belegen verknüpft werden. Gesamtausgaben pro Lieferant sind jederzeit einsehbar.
        • Lieferscheine:
          • Erstellung von Lieferscheinen direkt aus Angeboten oder Rechnungen mit eigenem Nummernkreis und Materialpositionen ohne Preise für zusätzliche Absicherung bei der Materialübergabe.
    • Weitere Funktionen im Bereich Materialmanagement?
      • • Katalog-Verwaltung: Mit dem Katalog hat der Nutzer alle Materialien und Leistungen zentral im Blick und kann diese bearbeiten. Alle Positionen sind zusätzlich über die mobile App abrufbar.

19. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Dokumentation?
    • Wie können E-CHECKs, DGUV V3-Prüfungen oder VDE-Messungen dokumentiert werden?
    • Lassen sich Prüfprotokolle digital erstellen und exportieren?
    • Gibt es Vorlagen oder Schnittstellen für rechtssichere Nachweise (z.B. ZVEH)?
    • Weiteres zum Thema Dokumentation?

ToolTime unterstützt bei der allgemeinen Dokumentation, jedoch nicht spezifisch für E-CHECKs, DGUV V3-Prüfungen oder VDE-Messungen:

Allgemeine Dokumentation:

• • • Arbeitsberichte, Fotos und Leistungen können direkt bei Terminen erfasst werden
    • Offline-Dokumentation möglich – Daten werden automatisch synchronisiert
    • Belege können hochgeladen und verwaltet werden

Limitierungen bei Prüfprotokollen:

• • • Externe Dokumente können derzeit nicht direkt mit Rechnungen versendet werden
    • Spezielle Prüfprotokolle für E-CHECKs, DGUV V3 oder VDE-Messungen sind nicht als Vorlagen verfügbar
    • Keine speziellen Schnittstellen für ZVEH oder andere Nachweise

Export-Möglichkeiten:

• • • Datenexporte in verschiedenen Formaten (CSV, Excel, PDF)
    • DATEV-Export für Steuerberater (bald: DATEV-Integration)
    • GOBD-konforme Archivierung
    • Lexware-Integration

Für spezielle Prüfprotokolle müssten Nutzer externe Lösungen nutzen und diese als Belege in ToolTime hochladen.

20. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Rechnungsstellung & Abrechnung?
    • Wie funktioniert die Rechnungsstellung?
    • Sind Abschlagsrechnungen, Teilrechnungen oder Sammelrechnungen möglich?
    • E-Rechnungen (XRechnung / ZUGFeRD)?
    • Können Zahlungen verfolgt werden? Gibt es ein Mahnwesen (ggf. automatisiert durch Verknüpfung mit Bankkonten)?
    • Weitere Funktionen im Bereich Rechnungsstellung & Abrechnung?

ToolTime bietet umfassende Unterstützung bei Rechnungsstellung und Abrechnung:

Rechnungsstellung:

• • • Direkte Erstellung aus Angeboten – alle Positionen werden automatisch übernommen
    • Mehrere Termine können in einer Rechnung abgerechnet werden

Abschlags- und Teilrechnungen:

• • • Abschlagsrechnungen und Teilrechnungen sind möglich
    • Kumulative Rechnungen können manuell erstellt werden
    • Schlussrechnungen ziehen automatisch vorherige Abschlagsrechnungen ab

E-Rechnungen:

• • • Vollständige Unterstützung für ZUGFeRD und XRechnung
    • Alle Rechnungen entsprechen den gesetzlichen E-Rechnungsbestimmungen ab 2025
    • Leitweg-IDs für öffentliche Auftraggeber können hinterlegt werden
    • E-Rechnungen können auch als Eingangsrechnungen hochgeladen und verarbeitet werden

Zahlungsverfolgung & Mahnwesen (einmalig in der Branche)

• • • das digitale Zahlungssystem ToolTime Pay ermöglicht automatisierte Zahlungserinnerungen und Mahnungen
    • Mahnstatus wird in der Rechnungsübersicht angezeigt
    • Barzahlungen können manuell eingetragen werden

Weitere Funktionen:

• • • DATEV-Export für Steuerberater (bald: DATEV-Integration)
    • Lexware-Integration
    • GOBD-konforme Archivierung
    • QR-Codes für Zahlungen möglich (ToolTime Pay).

21. Inwiefern fungiert Ihre Software als CRM (Kunden- & Kontaktmanagement)?
    • Wie werden Kundendaten verwaltet?
    • Können Angebote, Projekte und Rechnungen pro Kunde eingesehen werden?
    • Gibt es Erinnerungsfunktionen (z. B. Wartungsintervalle, Sicherheitsprüfungen)?
    • Können Kundendokumentationen hinterlegt werden (z. B. Wartungsprotokolle, Notizen, Telefonate, E-Mails)?
    • Unterstützung bei der Kundenkommunikation?
    • Weitere Funktionen im Bereich CRM?

ToolTime bietet grundlegende CRM-Funktionen für Kundenverwaltung:

Kundendatenverwaltung:

• • • Zentrale Kundenliste mit individuellen Kundennummern (automatisch oder manuell vergeben)
    • Kunden können aus verschiedenen Bereichen erstellt werden: Kundenliste, Angebots-/Rechnungsentwurf oder Termin
    • Anpassbare Anreden und Titel möglich

Kundenübersicht:

• • • Alle Angebote, Projekte und Rechnungen pro Kunde einsehbar
    • Rechnungen nach Status filterbar (z.B. überfällige Rechnungen)
    • Projekte fungieren als Ordner für Termine, Angebote, Rechnungen und Dokumente

Dokumentation:

• • • Projektbeschreibungsfelder für Notizen und Informationen
    • Upload eigener Dokumente und Fotos in Projekten
    • Lieferantenverwaltung mit Belegverknüpfung

Datenexport:

• • • Kundendaten können als CSV/Excel exportiert werden

22. Inwiefern unterstützt Ihre Software beim Mitarbeiter-Management?
    • Zeiterfassung, Urlaubs-und Abwesenheitsverwaltung?
    • Lohnvorbereitung / Schnittstelle zur Lohnbuchhaltung?
    • Weiteres zum Thema Mitarbeiter-Management?

Zeiterfassung:

• • • Arbeitszeiten und Abwesenheiten über mobile App erfassbar
    • Büronutzer können alle Mitarbeiterzeiten in der Webversion verwalten
    • Zeiteinträge können spezifischen Terminen zugeordnet werden
    • Export als CSV oder Excel möglich

Mitarbeiterverwaltung:

• • • Verschiedene Rollen: Handwerker (mobile App) und Büromitarbeiter (App + Webversion)
    • Mitarbeiter anlegen mit individueller Telefonnummer und E-Mail-Adresse
    • Berechtigungen individuell anpassbar

Abwesenheitsverwaltung:

• • • Abwesenheiten können direkt über die Zeiterfassung eingetragen werden
    • Filterung nach Zeitraum, Mitarbeitenden oder Projekten möglich

Lohnvorbereitung:

• • • Zeiteinträge-Export für Lohnbuchhaltung verfügbar
    • Separate Exports für Lohnpositionen in Terminen
    • Schnittstellen zu Lexware und Xero (bald DATEV) vorhanden

23. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei weiteren Elektriker-spezifischen Funktionen?
    • Inwiefern dient die Software auch als Elektroplanungsprogramm? (Erstellung detaillierter Schalt- und Stromlaufpläne?)?
    • Unterstützung bei E-CHECKs, DGUV V3-Prüfungen oder VDE-Messungen?
    • Anbindung an Leistungsverzeichnisse / GAEB-Dateien?
    • Verwaltung von Geräten, Werkzeugen und Fuhrpark?
    • Weitere Elektriker-spezifische Funktionen?

ToolTime ist primär eine Handwerkersoftware für administrative Aufgaben im Elektrobetrieb, also Angebote, Rechnungen, Zeiterfassung, Dokumentation, Zahlungen, Materialverwaltung und Terminplanung – nicht ein spezialisiertes Elektroplanungsprogramm.

GAEB-Funktionen in ToolTime:

• • • Import: X83-Dateien (Angebotsaufforderungen) können importiert werden
    • Export: Nach Preiseingabe können X84-Dateien (Angebotsabgaben) exportiert werden
    • Format: Unterstützung für GAEB DA XML (aktuellstes Format)

24. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei weiteren unternehmerischen Funktionen?
    • Controlling, Statistiken & Auswertungen?
    • Finanzbuchhaltung/Datenübergabe an den Steuerberater (z. B. DATEV-Schnittstelle, Exportfunktionen für andere Buchhaltungssysteme)?
    • Weitere unternehmerischen Funktionen?

Controlling/Statistiken: Übersichten zu Umsatz, offenen Posten, Projekten und Teamleistung (Dashboard)

Finanzbuchhaltung/Steuerberater: Lexware-Schnittstelle, DATEV‑taugliche Exporte und weitere Datenexporte sorgen für einen reibungslosen Übergang. (bald erste tiefgehende DATEV-Schnittstelle in der Branche)

Weitere Funktionen: Datenexporte, Vorlagenverwaltung, Rollen & Rechte, Audit‑sichere Historien.

Themenfeld 3: Preise & Leistungen

25. Wie sind die Preise & Konditionen der Software? Bitte möglichst transparent darstellen.
    • Abgestufte Funktions-Pakete?
    • Monatliche / Jährliche Kosten?
    • Mehrkosten für weitere Nutzer?
    • Mindestvertragslaufzeit und Kündigungsfrist?

• • • • regelmäßige Updates & Support sind inkludiert
      • 1-stündiges Onboarding ist inkludiert
      • zusätzliche Mitarbeitende lassen sich flexibel hinzubuchen
      • die Pakete orientieren sich praxisnah an der Teamgröße
      • der Funktionsumfang deckt die beschriebenen Kernmodule ab
      • Optional können Services hinzugebucht werden
      • Kunden können monatlich flexibel bezahlen oder jährlich mit Preisvorteil
      • Transparenter Pro‑Mitarbeiter‑Preis je nach Paket (leicht kalkulierbar beim Wachstum)
      • je größer das Paket, desto geringer der Preis pro Mitarbeiter
      • Mindestvertragslaufzeit und Kündigungsfrist: 12 Monate Laufzeit
      • die Preise starten derzeit bei 79 € pro Monat

26. Welche Support-Möglichkeiten stehen zur Verfügung?
    • Telefon, E-Mail, Live-Chat, Fernwartung…?
    • Inhouse oder externer Support?
    • Wartezeiten?
    • „Hilfe zur Selbsthilfe“, z.B. verständliche Erklärung von Fehlermeldungen oder ausführliche FAQ-Bereiche mit Videos?

• • • • ToolTime bietet einen kostenlosen Inhouse‑Support (deutschsprachig)
      • Antwortzeit: unter 15 Minuten
      • Kontakt kann jederzeit über den Live‑Chat, per E-Mail oder direkt aus der Anwendung hergestellt werden
      • es gibt ein Remote‑Onboarding sowie Termine nach Bedarf
      • die Anwendung selbst ist bewusst selbsterklärend und übersichtlich gestaltet
      • es gibt einen intelligenten Support-Bot, der Fragen automatisch beantwortet
      • zusätzlich gibt es ein umfangreiches Hilfe‑Center mit Schritt‑für‑Schritt‑Anleitungen und Videos
      • Fehlermeldungen im Produkt sind verständlich formuliert, oft mit Verlinkung zu passenden Hilfeartikeln

27. Inwiefern wird potenziellen Neukunden der Einstieg bzw. Software-Wechsel erleichtert?
    • Gibt es eine kostenlose Testversion? Wenn ja: Wie lange, mit welchen Einschränkungen?
    • Gibt es eine Importfunktion für bestehende Daten aus anderen Softwares?
    • Wird ein Wechselservice angeboten, um den Umstieg zu erleichtern?

• • • • es gibt eine kostenlose 7-tägige Testphase
      • Importfunktionen (z. B. CSV/Excel für Kunden/Leistungen/Artikel) und begleitetes Onboarding erleichtern den Wechsel – inklusive Unterstützung bei der Datenübernahme

Abschluss-Fragen:

28. Kunden-Erfahrungen: Welche Rückmeldungen bekommen Sie von Ihren bestehenden Kunden? Gibt es besondere Erfahrungsberichte, Erfolgsgeschichten oder typische Rückmeldungen, die Sie bekommen? Wofür lieben Sie Ihre Kunden? Welche Wünsche äußern Ihre Kunden ggf. noch?

• • • • Kunden loben die einfache und intuitive Bedienung der Software, den schnellen und guten Support bei Problemen sowie die regelmäßige und kontinuierliche Weiterentwicklung des Produkts
      • Detaillierte Erfolgsgeschichten finden Sie auf unserer Website

29. Marktposition: Wie schätzen Sie die Position Ihrer Software am Markt ein? Gibt es Nutzerzahlen, unabhängige Bewertungen, Auszeichnungen oder Marktanteile, die Sie mit uns teilen können?

• • • • unabhängige Tests und Plattformen bewerten ToolTime als eine der führenden Lösungen für Handwerkersoftware
      • 20.000 + Kunden
      • Laut Trusted ist ToolTime die beste Handwerkersoftware für kleine Betriebe sowie für schnelle und einfache Angebotserstellung

30. Schlussplädoyer: Für welche Elektro-Betriebe (Größe, Ausrichtung, Anforderungen etc.) eignet sich Ihre Software besonders gut – und für welche eher weniger?

ToolTime ist die ideale Lösung für kleine und mittlere Elektro-Betriebe, die ihren Arbeitsalltag einfach, effizient und digital gestalten möchten – ohne komplexe IT-Strukturen oder lange Einführungszeiten.

Was ToolTime besonders macht:

• • • • Intuitive Bedienung: ToolTime wurde gezielt mit und für Handwerksbetriebe entwickelt – ohne unnötige Komplexität. Selbst Mitarbeiter ohne technische Vorerfahrung können sofort loslegen, was den Einstieg enorm erleichtert
      • Schnelle Einführung & Cloud-Technologie: ToolTime läuft vollständig in der Cloud. Keine Installation, kein eigener Server und keine IT-Betreuung nötig. Durch das persönliche Onboarding wird jeder Betrieb individuell bei der Einrichtung begleitet und kann in kürzester Zeit produktiv starten
      • Integrierte Zahlungslösung: Mit ToolTime Pay können Kunden Rechnungen direkt online bezahlen. Das sorgt für schnellere Zahlungseingänge, automatische Zuordnung im System und entlastet das Büro spürbar
      • Nahtlose mobile Nutzung: Die App ermöglicht eine vollständige Auftragsbearbeitung unterwegs – von Zeiterfassung über Checklisten bis hin zu Fotos und digitalen Unterschriften. So arbeiten Büro und Baustelle jederzeit synchron
      • Schneller, persönlicher Support: Der ToolTime-Support ist inhouse in Berlin und kein ausgelagertes Callcenter. Anwender erreichen das Team kostenlos, direkt und schnell. Viele Kunden loben die persönliche, unkomplizierte und lösungsorientierte Hilfe
      • Kontinuierliche Weiterentwicklung: ToolTime entwickelt sich konsequent anhand von Kundenfeedback weiter. Funktionswünsche aus der Praxis werden priorisiert und regelmäßig umgesetzt – so bleibt die Software nah an den tatsächlichen Bedürfnissen der Handwerksbetriebe